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[分享] Synology Tip D 存取-协同-生产力

2020-05-25 04:39 来源:http://www.sb1389.com 栏目:飞机最强

※本文章为NAS教战手册,让Synology DS916+ "易"发不可收拾!之分支※

D-1 『File Station』&《DS File》
D-2 档案存取方法
D-3 档案(索引)搜寻
D-4 档案请求/分享
D-5 文字编辑&文件检视
D-6 笔记『Note Station』&《DS Note》


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『File Station』就像是电脑里的档案总管一样,使用起来十分简易。

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不同的副档名有不同的档案图示,这样在辨识档案的也较为直觉方便。

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如果要上传档案,可以将电脑里欲上传的档案直接"拖曳"至『File Station』。

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接着会出现要"覆写"还是"略过"(略过代表如果有相同档名,则不会上传该档案),这里选择"覆写",并且勾选"总是覆写档案"。

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『File Station』内部的档案也能直接拖曳至左侧的目录资料夹。

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『File Station』支援压缩/解压缩功能,如果有一个资料夹要下载,先压缩过后再下载会很方便。

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『File Station』的app版《DS file》,为黄澄澄底色加上白色资料夹的图示。

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登入后,档案有分为列表(下左图)和大图示(下右图)的显示方式。

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对于文件有许多功能可供存取(下左图),以及看不到的"开启"与"下载后开启"功能;点选右上角的"更多"图示,则有"重新整理"、"搜寻"等功能(下右图)。

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下载中档案会显示于"任务"页面中;下载完成后,可以到"离线档案"页面来检视。(也可以到手机内的DSfile资料夹来查看)

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想要存取NAS中的档案,一共有数个方法,且分为区网和外网(这里介绍的是电脑版的方法):

【区域网路适用】

由于NAS和电脑为同一区网内,因此这个方法也是笔者最常用的档案存取方式。档案传递上非常快速,且NAS资料就像放在电脑里一样(因为在同一网域内),能够将档案直接开启编辑。(多数办公大楼、政府机关也是用此方法,让各部门资料能方便传递)

要使用这个方法,须先进入『控制台』→「档案服务」,「Win/Mac/NFS」页面,将"启动Windows档案服务"选项打勾,并请记住下面蓝框的Windows存取位址。

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接着到电脑内的档案总管(NAS和电脑需在同一个区网内),于网址列(显示路径的地方)输入\\sy916,过几秒后会要求输入登入帐密(NAS登入帐密),并勾选"记住我的认证"(公用电脑请勿勾选)。

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成功登入后,档案就能直接存取了!(例如:文件可以直接开启编辑)建议按一下左上角的"快速存取"按钮,以便未来能够点选捷径进入。

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【外部/区域网路适用】

外部/区域网路主要有两种存取资料的方式,分为DSM登入和FTP,只不过FTP又分许多种方式,以下举例并列出其优缺点。

1. DSM:『File Station』

第一种方法也是最多人用的方法,就是登入DSM然后打开『File Station』存取资料。

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2. FTP:档案总管直接登入(优点:能用最快的速度来存取档案,适合公用电脑与临时要载个档案的使用者;缺点:只适合少量档案或是小档案,过多容易"连线逾时",且零碎档案传输较慢)

这个是FTP (使用FTP前请确认有将本服务开启) 最简单的登入方式,在档案总管网址列输入DDNS(详见 B-3 DDNS设定),并在开头改为ftp://(如ftp://sy916.ddns.net)。接着过几秒后会要求输入登入帐密。(公用电脑请勿勾选"储存密码")

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登入之后,要记得资料夹内的档案都还在网路上,所以档案要用拖曳至桌面或右键点複製的方式来存取,勿直接点两下开启。

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3. FTP:档案总管新增"网路位置"(优点:适合个人电脑/非区网使用者;缺点:零碎档案传输较慢)

第二种FTP方法较适合个人电脑,因为它和区网用资料夹直接存取很像,只不过档案还是要用拖曳至桌面或右键点複製来下载。

请先打开档案总管 → 本机,空白处点右键 → "新增一个网路位置",然后点"下一步"。

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选择"选择自订网路位置"(下左图),下一步后输入DDNS(详见 B-3 DDNS设定),并在开头改为ftp://(如ftp://sy916.ddns.net),点下一步(下右图)。

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把"匿名登入"取消打勾,并输入使用者名称(下左图),下一步则是为此位置命名(下右图)。

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看到这个画面就代表完成了唷!

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接下来会开启此网路位置,输入使用者名称和密码,并且勾选"储存密码"(公用电脑请勿勾选)。

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成功登入之后,也建议按一下左上角的"快速存取"按钮,以便未来能够点选捷径进入。

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4. FTP:使用FTP软体(优点:适合大量档案批量上传;缺点:须具备该软体)

最后一种使用FTP软体来存取档案的最适合大量且零碎的档案存取(例如写好的网站,多个资料夹要一次上传)。当然,不管多大多小的档案都适合用这种方法。

FTP软体有很多种,笔者使用免费软体FileZilla来测试;打开软体后,主机输入DDNS(如:sy916.ddns.net,详见 B-3 DDNS设定),以及帐号密码,连接埠空白(预设为21,除非有自行更改),接着按下"快速连线"。

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每次都要输入非常麻烦,这时候左上角打开"档案" → "站台管理员",新增站台,如此一来以后就能快速登入(如下图右下角)。

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FTP软体的好处就是本地/远端档案使用"拖曳"的方式就能互相传递(上传/下载),当然也可以对档案点右键 → "下载"。

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FileZilla底部的状态视窗可以看到传递中和传递成功/失败的档案列表。

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通常在电脑里搜寻一个档案,不是要搜寻很久,就是找不到需要的档案。因此Synology提供了索引搜寻,藉由事先为档案建立需要的索引,在搜寻档案时就不必花时间,马上就能找到需要的档案。

因此先开启『控制台』→「索引服务」→「档案索引」页面,按下"索引资料夹清单",并新增索引资料夹以及勾选档案类型(可複选)。(建议索引资料夹内的档案类型越单调越好,在索引建立和档案搜寻上会更迅速)

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索引资料夹的範围越小越好,因此可以多建立几个档案资料夹。

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在建立索引时,会耗用较多的CPU资源;如下图,CPU使用率大约在60%以上。

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建立完索引之后,笔者先将"启动档案内容搜寻"功能关闭,来测试一下音乐的搜寻功能:如果在音乐资料夹搜寻"因你而在",最多只能找到它的歌名(档名),搜寻效果不彰。

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接着勾选"启动档案内容搜寻"(预设为开启),这时再重新搜寻"因你而在",这时就可以看到7首歌跑出来了!当然,这些就是在"专辑"属性标籤中,名叫"因你而在"的音乐。

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除此之外,档案属性资料的应用还有很多,像笔者在图片资料夹搜寻Canon,会出现"相机"属性标籤为"Canon"的照片;由于还可以针对焦距、曝光时间、光圈孔径等数值来搜寻,在不同相片中,也比较容易来比对它们的画面差异。

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最后是文件的搜寻,例如笔者搜寻"下雨感测器",不过文件会有这种标籤吗?其实它是以文件的"内容"搜寻的结果,这个方法非常适合文件很多的上班族,例如搜寻客户名字(例如保单、契约书),或是学生用来搜寻报告、电子书等等。

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如下图,"下雨感测器"就出现在PPT的某一页之中(蓝色箭头处)。

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【档案分享】

对于没有DSM帐号的人,或是需要分享一个档案给很多人,Synology很贴心地可以透过"档案分享"的方式建立专属网址以供下载。

使用者只要对档案点右键 → "分享档案连结",複製连结就能分享给别人下载。

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档案分享还能启用安全分享,设定仅供DSM使用者(可设定分享给谁)or密码分享,以及档案开放/结束时间以及存取次数。

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无须密码的连结,输入网址后会点"下载"即可下载档案;否则会要求输入密码,或者是输入DSM帐密。

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在『File Station』的"工具"→"分享连结管理员"可管理分享过的连结;对于已过期的连结,不用一个一个删除,只需按一下"清除无效连结"即可。

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【档案请求】

档案请求则提供了从对方接收档案的一个好地方!因为如果利用社群网站来传档,首先是频宽很低,上传档案非常慢;再来如果是传影片、照片等,画质会被压缩;而如果用E-mail传递,夹带档案最多只提供25MB(Yahoo)。

要建立档案请求,使用者必须对"资料夹"点右键 → "建立档案请求"。(一定要对"资料夹"点右键,非资料夹不会显示!!!)

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接着设定和前面差不多,可以选择开放/关闭时间、密码保护等。

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其他人拿到网址后,输入名字(会成为上传后档案资料夹的名称),就可以上传档案。

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不过上传完档案后,只会有绿色打勾的图示,建议可以出现个"上传完成"的小视窗,方便上传者知道已上传完成。

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回到建立档案请求的资料夹,每个资料夹代表者上传档案时输入的名字,且后方括弧会写出是哪个DSM使用者建立的档案请求(以便档案请求是建立在共享资料夹,会不知道谁是谁请求的档案);右上角的通知还会提醒有人透过"档案请求"来上传档案。

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【文字编辑器】

DSM内建『文字编辑器』,不过这可不是Windows系统内建的"记事本"喔,而是类似notepad++软体,提供了一些额外的功能。例如:常常我们会下载到简体字的文章,看了真的很不舒服,这时候『文字编辑器』提供了简转繁or繁转简的功能。("编辑" → "语言工具" → "简体转繁体")

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在"偏好设定"里,有一些功能如自动换行、显示行数、字体大小等等设定。

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至于左侧的行数显示,就是因为『文字编辑器』支援数十种程式语言,例如C/C++,特殊函式会以暗红色表示,而数字会以绿色显示。

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举例来说,当文字编辑器切换到Assembly_x86后,分号后面的文字是以灰色表示,这是因为组合语言在";"后面是注解的意思。

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【文件检视器】

DSM也有线上文件检视器的功能,如此一来,使用者不用为了每次要检视文件还要特地下载下来。像笔者本人电脑内的Download资料夹就有一堆档案,文件大约就占了六成吧,而且本人也懒得整理…此外,电脑内没有装Offfce或是PDF Reader的,利用『文件检视器』看文件就非常方便。如下图,它支援Word, Powerpoint, Excel, pdf 等文件。

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除了用『文件检视器』开启档案,也能对该文件点右键 → "检视" → "使用文件检视器开启"。

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打开PDF文件,除了拥有左列的文件预览功能,还有放大/缩小、旋转、列印、内文搜寻等,功能十分强大。

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下图为内文搜寻"malloc",搜寻到的关键字会以浅绿底色显示。

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功能列表最后面的更多还能将非PDF档转档为PDF档下载,以及分享功能。

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【Synology Web Clipper】

在Synology里,最实用的生产力工具就是『Note Station』了!除了新增代办事项、记事等功能,还有非常实用的撷取网页功能(它可以轻鬆地为使用者撷取正在观看的网页,并储存至『Note Station』中)。右上角会提醒使用者尚未安装,点一下"Synology Web Clipper"蓝色字体会进入该扩充功能页面。

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这就是"Synology Web Clipper"扩充工具,点一下"加到Chrome"。

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在使用之前需先登入,请输入QuickConnect ID和DSM帐密。

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撷取时,只需要打开该网页,接着按下右上角的"撷取"(笔记本图示)功能即可。

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看到"撷取成功"就代表完成了!

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不过撷取时,有四种撷取方式:

1. 简化内容:只有网页内文的文字和图片会被撷取。

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2. 完整内容:内文会完整被撷取,包含文字色彩、粗体、超连结等。(蓝色箭头处)

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3. 完整页面快照:整个网页会拍一张快照,成为一张非常长、不中断的照片。(为了方便呈现,下图为快照图片缩小过后的结果)

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4. 萤幕快照:自订撷取範围,和电脑上的"撷取工具"类似。(为了方便呈现,下图为快照图片缩小过后的结果)

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另外,如果是电子邮件还会增加一个叫"电子邮件内容"的撷取方式。

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撷取结果如下图。

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【Note Station】

回到『Note Station』,点选"同步"来立即同步所有笔记。

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【Note Station:代办事项】
进入代办清单,直接在上面的蓝框输入事项,并选择到期时间(也可以不选),按下右边的"+"。

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接着下面清单会显示代办任务,左侧也会依时间分类"过期"、"今天"、"往后七天"。

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【Note Station:笔记建立】
点选上面的"建立"按钮来新增笔记。举例来说,在笔记中贴上程式码,在考前就能浏览複习。

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笔记可以贴上图片档,甚至是图表、表格、档案等。

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【Note Station:笔记分享】

点选笔记上方功能列中的"分享"图示,就能进行该笔记的分享。

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收到连结的人打开后,笔记会以全版画面显示。

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【Note Station:笔记分类&标籤】

按一下"建立"旁的下拉式选单 → "建立笔记本",会另外新增一个笔记本;由于预设值会把所有笔记放在"我的笔记本"里,长时间下来会很乱,因此分类就显得特别重要。

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接着把笔记拖曳到刚新增的笔记本,即分类完成。

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"标籤"也是一种分类方式,不过它的特色是,一个笔记可以设定多个标籤(蓝框处),在点特定标籤时,加入该标籤的文章都会显示。

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最后式"智慧型笔记本"功能,透过分类过标籤和笔记本的文章,智慧型笔记本能够在更深一层的交叉分类,以及关键字、时间分类。

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【Note Station:简报功能】

最后笔者要介绍Note Station的简报功能,这功能适合几个人一起讨论专案时,这时候开启简报功能(类似全萤幕功能,咖啡色箭头处),笔记会以全萤幕显示。

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首先会全萤幕播放,第一页会显示笔记标题名称。

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第二页为所有笔记的内容,下为为网页撷取的完整快照。(部分画面)

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【DS Note】

《DS Note》app图示为蓝底,白色笔记本的符号;而登入按钮为"连结"的原因是,当登入后,为了要随时同步笔记,《DS Note》不会将帐户登出。

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登入之后,"全部笔记"会有大窗格(会显示开头内容,如下左图)与清单(下右图)两种检视方式。

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打开左上角的"≡",因为是行动装置,因此可以直接建立相机/影片/声音等笔记(下左图);下右图则是各笔记本的列表。

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点选随意一篇笔记呈现如下(下左图);若建立相机笔记,会直接开启相机。拍摄一张图后,就会直接汇入《DS Note》,非常方便(下右图)。

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最后是代办清单,若代办事项完成,就可以将项目左边的框框打勾(会出现删除线,下左图);任意点入一个代办事项,可以设定到期时间、提醒时间(到期时间前多久提醒)等(下右图)。

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如下图,提醒时间到时,手机会发出通知。

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